公文審核常見問題例析
- 更新時間：2013-11-01
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政府公文
以下是為您推薦的《公文審核常見問題例析》，希望能對您的工作、學習、生活有幫助，歡迎閱讀參考！
公文審核常見問題例析
公文是國家行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和公務活動的重要工具。因此，公文的性質和作用以及公文獨特的語體，決定了公文語言的準確性、簡潔性、平實性、莊重性。這里向大家介紹一些公文審核過程中，發現的常見問題例析，希望能對大家學習、規范公文格式有所幫助。
一、公文格式不規范
公文格式是公文最基本的規范。對此，中央辦公廳、國務院辦公廳2012年下發《黨政機關公文處理工作條例》，專門用一章的篇幅闡述了公文格式的相關要求。但在實際工作中，仍存在著不規范的情況。
（一）與標題有關的問題
1.無標題或標題要素不全。按照規定，公文一般應當有標題，且應由發文機關名稱、事由和文種三個要素組成，如：《國家信訪總局關于召開第七次全國信訪工作會議的請示》。其意義在于簡明扼要地說明公文的核心內容，讓閱文者一目了然，不用看正文也能知道“誰來文”和“什么事”。但我們在核發文稿或收文辦理時經常看到，有的公文沒有標題，非得看完全文才知道行文單位的意圖；有的公文標題沒有發文機關名稱；有的公文標題中，事由概括不夠準確、精練，讓人看了一頭霧水。
2.標題編排不美觀。按照規定，標題編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞義完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，呈梯形或菱形。但一些同志對這一規定把握不準，導致有的標題僅與紅色分隔線下空一行，顯得十分局促；有的字數較多的標題不分行或分行不恰當；有的回行時把一個詞拆開寫在了兩行，破壞了詞義的完整。
舉例
錯誤：沒有發文機關名稱、標題過長不分行
關于2011年度全國××系統干部培訓班有關安排的通知
正確：
×××辦公廳關于2011年度全國××系統
干部培訓班有關安排的通知
錯誤：沒有發文機關名稱、分行不合理、兩行字數相差太大
對政協十一屆全國委員會第四次會議第×××號提案的
協辦答復意見
正確：
××部對政協十一屆全國委員會第四次會議
第×××號提案的協辦答復意見
錯誤：回行時把一個詞（“工作任務”）拆開寫在了兩行，破壞了詞義完整
×××關于2011年政府系統反腐倡廉有關工作任
務進展情況的報告
正確：
×××關于2011年政府系統
反腐倡廉有關工作任務進展情況的報告
（二）與落款有關的問題
1.不注意區分加蓋印章的落款與不加蓋印章的落款在編排上的不同。按照國家標準，單一機關行文時，加蓋印章的公文，成文日期一般右空四字編排，發文機關署名在成文日期之上、以成文日期為準居中編排；不加蓋印章的公文，發文機關署名右空二字編排，在發文機關署名下一行編排成文日期，首字比發文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發文機關署名的，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發文機關署名右空字數。在實際工作中，一些發文機關不注意這二者之間的區別，有的不加蓋印章的公文落款也按加蓋印章的公文落款標準編排，有的正好相反，將加蓋印章的公文落款按不加蓋印章的公文落款標準編排。
2.落款與正文空隔不當。常見的情況是：落款與正文空隔過大，少的空二三行，多的空五六行。應當留出多大空隔，應視文種而定。具體規定是：加蓋印章的公文，印章頂端應當距正文（或附件說明）一行之內。不加蓋印章的公文，無論是單一機關行文還是聯合行文發文機關署名，第一個發文機關署名都標注在正文（或附件說明）下空一行位置。
3.忘記加蓋印章。一般而言，除有特定發文機關標志的普發性公文和電報可以不加蓋印章外，公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文機關印章。但有的可能是因為負責發文的同志粗心大意或是發文時間緊急，匆忙出手，忘了用印；或是沿用過去的做法，署了發文機關名稱就不再加蓋印章。
舉例：加蓋印章的落款與不加蓋印章的落款編排上的不同
××××××××××。
××部
××××××××××。
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
×××××××××××部
××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
××部
（三）與附件有關的問題
經常見到的錯誤是：
1.附件說明編排不當。如，附件說明編排在正文下一行或與正文之間空隔多行、附件說明編排在落款下空一行、附件說明頂格編排等。正確的編排要求是，在正文下空一行并左空二字，編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。
2.附件說明中，附件名稱沒有緊隨“附件：”之后書寫，而是另起一行。
3.附件名稱較長需回行時，沒有與上一行附件名稱的首字對齊，而是頂格編排或是與附件順序號對齊。
4.使用標點符號不當。有的未按照要求在附件順序號后面使用下腳點，而是使用頓號、逗號等；有的在附件名稱中使用書名號；有的在附件名稱后使用分號或句號。
5.附件在文中的位置不當。這種情況主要出現在有版記的公文中，錯將附件編排在版記之后，而一般情況下應該在版記之前另面編排。
6.附件標記不規范。按照規定，“附件”二字及附件順序號應該用三號黑體字，附件順序號用阿拉伯數字，不加標點符號，如“附件
舉例
錯誤：附件名稱沒有緊隨“附件：”之后、使用標點符號不當
附：
1、××××××××××××；
2、《××××××××》；
3、××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
正確：
附件：1.××××××××××××
2.××××××××
3.××××××××××××××××××××××××××××××××
錯誤：附注標在了落款之前
××××××××××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
（注：此件不作公開報道）
××××××××部
×年×月×日
正確：附注標在成文日期下一行，左空兩個字用圓括號括入。
××××××××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××××。
×××××××××部
×年×月×日
（注：此件不作公開報道）
（四）與字體字號有關的問題
1.沒有按照規范使用字體。一般情況下，公文標題用二號方正小標宋體字；正文用三號方正仿宋體字。正文中，第一層標題用方正黑體字、第二層標題用方正楷體字、第三層標題用方正仿宋體字；正文中除中央領導同志批示內容外，一般不使用方正黑體字。但實際工作中，有些同志不注意遵守這些規范，有的在第一層標題中用方正楷體字。有的隨意將第二層和第三層的標題加粗，或是將正文中一些重點內容任意使用方正黑體字標注。
2.在正文中甚至一個自然段中出現兩種字體混用，如方正仿宋和仿宋。這種情況多數是因一篇文稿的內容由不同的電子文本剪貼而來造成的。
舉例
錯誤：一個自然段中出現兩種字體（下劃線部分為仿宋體，無下劃線部分為方正仿宋體）
你反映的問題很重要、很有針對性，已引起我們高度重視。今后，我們將加大工作力度，落實既定措施，進一步改進工作。
正確：均為方正仿宋體
你反映的問題很重要、很有針對性，已引起我們高度重視。今后，我們將加大工作力度，落實既定措施，進一步改進工作。
（五）格式方面的其他問題
1.文字沒有對齊。按照規定，每個自然段的句首應左空兩個字，第一個字與上下行的第三個字對齊。但我們在核稿時經常發現沒有對齊的情況，出現最多的是左空僅一個字或是一個半字。
2.附注編排位置不正確。公文中需要說明的其他事項，如公文的印發傳達范圍、使用時須注意的事項等，編排在成文日期下一行，左空二字用圓括號括入。而有的公文卻編排在附件的位置或抄送的位置上。
3.落款不規范。當正文之后的空白容不下發文機關署名、成文日期并加蓋印章時，可采取調整正文行距或字距的措施加以解決。如果采取措施仍無法解決，可以將發文機關署名、日期編排在下一空白頁上并加蓋印章，并在該空白頁第一行頂格標注“（此頁無正文）”。
二、標點符號用法不規范
標點符號是輔助文字記錄的符號，是書面語的有機組成部分，用來表示停頓、語氣及詞語的性質和作用。《標點符號用法（GB/T 15834—2011）》作了明確規定和詳細說明，便于人們正確掌握標點符號的用法，以準確表達文章、推動漢語書面語言的規范化。從核文情況看，在標點符號用法上主要有以下幾個問題：
（一）沒有分清點號之間的層級關系，“亂了輩分”。點號的作用在于點斷，主要表示說話時的停頓和語氣。點號又分句末點號和句內點號。句末點號用在句末，有句號、問號、嘆號3種，表示句末的停頓和句子的語氣。句內點號在句內，有逗號、頓號、分號、冒號4種。常用點號的層級關系從低到高應該是：頓號、逗號、分號、句號。從操作層面來解釋，就是要先用句內點號，再用句末點號；先頓號，再逗號，然后是分號，最后才是句號。而我們看到有些文稿中，在分號與分號之間的句子里常出現句號，這是明顯的錯誤，因為分號是句內點號，而句號是句末點號，不能混淆了它們之間的層級關系。
（二）沒有分清標號之間的不同功能，“戴錯帽子”。標號的作用是標明，主要標示某些成分（主要是詞語）的特定性質和作用。在公文中，標號使用錯誤最多的是書名號。按照規定，書名、篇名、報紙名（包括板塊、欄目名）、刊物名（包括欄目名），以及其他文化精神產品（如電影、戲劇、樂曲、舞蹈、攝影、繪畫、雕塑、工藝品、郵票、相聲、小品等）的題目可用書名號，非文化精神產品不能使用書名號，如：物質產品、商品、商標、課程、證件、單位、組織、獎項、活動、展覽、集會、稱號等。在實際工作中，許多同志對書名號的用法并不是很清楚，造成了書名號的濫用。如：“信息中心加大技術支持力度，建成《終結信訪事項數據庫》。”數據庫不具備文化精神產品的屬性，不能使用書名號，但為了強調，引起人們的注意，可以使用引號，即：“信息中心加大技術支持力度，建成‘終結信訪事項數據庫’。”
（三）不注意語意語境，“站錯位置”。主要是出現在句號的使用上。句號是用于陳述句末尾的停頓，但有些同志在一句話的內容未表述完時用了句號。如：“我們認真貫徹落實，嚴格按照《通知》要求，周密部署，扎實推進。并以此為契機，進一步規范相關工作。”這一段話中的“并”是一個關聯詞，說明一句話未完，因此，在“并”字前，不能使用句號，而應該使用逗號。再如：“為充分發揮職能作用，真正關心干部，尊重人才，努力使人盡其才、才盡其用，為各級干部才能的發揮提供廣闊的空間，創造必要的條件。根據《關于健全完善干部考核制度的意見（試行）》，就做好干部的日常管理，提高處級及以下干部平時考核質量，制定本實施辦法。”其文中的句號用法也是錯誤的，因為講到“創造必要條件”時，話未講完，還要往下說，所以應該用逗號。
（四）不該標注時標注，“畫蛇添足”。這種情況多發生在附件中或標題中。如：附件名稱使用書名號、分號或句號；在公文標題中使用標點符號，而按照規定公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號；在文中單列的第一層標題后加句號；對一些并非具有特殊含義的詞語標注引號等，都屬于此類情況。
（五）不按照規范標注文號中的括號，“蒙混過關”。按照規定，文號中的括號應該使用六角括號，如：“中發〔2007〕5號”。一些同志或不清楚有關規定，或是為了圖省事，在書寫文號時，常常使用圓括號或方括號，如：“中發[2007]5號”或“中發（2007）5號”，這些都是錯誤的。
三、數字用法不規范
公文中的數字包括兩種，一種是阿拉伯數字，一種是漢字數字。在公文中如何使用，視情況而定，大致可分為兩種情況：一種是“必須”的、“唯一”的選擇，如統計表中的數值必須使用阿拉伯數字，而定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有修辭色彩的詞語中作為語素的數字，必須使用漢字數字。如：八國聯軍、五四運動、二萬五千里長征、不管三七二十一、十七屆六中全會，等等。另一種是可以“變通”的選擇，如年月日、物理量、非物理量、代碼、代號中的數字等，目前體例大都統一規定，可以靈活掌握。但有兩個可遵循的基本原則：一是凡可以使用阿拉伯數字而且又很得體的地方，特別是當所表示的數目比較精確時，應使用阿拉伯數字；二是全篇體例應當一致。在公文中，數字使用不規范主要有以下幾種情況：
（一）時間的表述。原則上使用阿拉伯數字，且分為12小時計時制的表述和24小時計時制的表述，而有的同志則混用了，如：“上午8時40分”、“下午14時30分”。因為“上午幾時”或“下午幾時”是12小時制的表述方式，而24小時制的表述方式不用標明上午或下午，直接寫“8時40分”、“14時30分”。此外，也可用另一種便捷表達方式，如：“08：40”、“14：30”。
（二）分數和百分比的表述。對于規范格式公文，分數和百分比的表述應使用阿拉伯數字的表述方法，如：“1/3”、“50%”,而不能使用漢字數字的表述方法。但許多同志在擬稿時都使用了漢字數字的表述方法，如：“三分之一”、“百分之五十”。
（三）概數的表述。與分數和百分比正好相反，概數的表述應使用漢字數字，如：“二三米”、“一兩個小時”。但常常有同志使用阿拉伯數字，或在相鄰的兩個概數之間使用了頓號，如“2、3米”、“1、2個小時”或“二、三米”、“一、兩個小時”。
（四）全文體例不一致。按照規定，如果遇到沒有嚴格規定的數字用法，應遵循一個原則，就是要照顧到上下文，保持全文體例一致。但有的文稿卻沒有體現這個原則，如：“我局現有十二個司室，47個處。”又如：同一個文號的文件，在前一個自然段中表述為“5號文件”，后一個自然段卻表述為“五號文件”。