公文審核常見問題例析
- 更新時間：2013-11-01
-
政府公文
以下是為您推薦的《公文審核常見問題例析》，希望能對您的工作、學習、生活有幫助，歡迎閱讀參考！
公文審核常見問題例析
公文是國家行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和公務活動的重要工具。因此，公文的性質和作用以及公文獨特的語體，決定了公文語言的準確性、簡潔性、平實性、莊重性。這里向大家介紹一些公文審核過程中，發(fā)現(xiàn)的常見問題例析，希望能對大家學習、規(guī)范公文格式有所幫助。
一、公文格式不規(guī)范
公文格式是公文最基本的規(guī)范。對此，中央辦公廳、國務院辦公廳2012年下發(fā)《黨政機關公文處理工作條例》，專門用一章的篇幅闡述了公文格式的相關要求。但在實際工作中，仍存在著不規(guī)范的情況。
（一）與標題有關的問題
1.無標題或標題要素不全。按照規(guī)定，公文一般應當有標題，且應由發(fā)文機關名稱、事由和文種三個要素組成，如：《國家信訪總局關于召開第七次全國信訪工作會議的請示》。其意義在于簡明扼要地說明公文的核心內容，讓閱文者一目了然，不用看正文也能知道“誰來文”和“什么事”。但我們在核發(fā)文稿或收文辦理時經(jīng)常看到，有的公文沒有標題，非得看完全文才知道行文單位的意圖；有的公文標題沒有發(fā)文機關名稱；有的公文標題中，事由概括不夠準確、精練，讓人看了一頭霧水。
2.標題編排不美觀。按照規(guī)定，標題編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞義完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，呈梯形或菱形。但一些同志對這一規(guī)定把握不準，導致有的標題僅與紅色分隔線下空一行，顯得十分局促；有的字數(shù)較多的標題不分行或分行不恰當；有的回行時把一個詞拆開寫在了兩行，破壞了詞義的完整。
舉例
錯誤：沒有發(fā)文機關名稱、標題過長不分行
關于2011年度全國××系統(tǒng)干部培訓班有關安排的通知
正確：
×××辦公廳關于2011年度全國××系統(tǒng)
干部培訓班有關安排的通知
錯誤：沒有發(fā)文機關名稱、分行不合理、兩行字數(shù)相差太大
對政協(xié)十一屆全國委員會第四次會議第×××號提案的
協(xié)辦答復意見
正確：
××部對政協(xié)十一屆全國委員會第四次會議
第×××號提案的協(xié)辦答復意見
錯誤：回行時把一個詞（“工作任務”）拆開寫在了兩行，破壞了詞義完整
×××關于2011年政府系統(tǒng)反腐倡廉有關工作任
務進展情況的報告
正確：
×××關于2011年政府系統(tǒng)
反腐倡廉有關工作任務進展情況的報告
（二）與落款有關的問題
1.不注意區(qū)分加蓋印章的落款與不加蓋印章的落款在編排上的不同。按照國家標準，單一機關行文時，加蓋印章的公文，成文日期一般右空四字編排，發(fā)文機關署名在成文日期之上、以成文日期為準居中編排；不加蓋印章的公文，發(fā)文機關署名右空二字編排，在發(fā)文機關署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機關署名的，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發(fā)文機關署名右空字數(shù)。在實際工作中，一些發(fā)文機關不注意這二者之間的區(qū)別，有的不加蓋印章的公文落款也按加蓋印章的公文落款標準編排，有的正好相反，將加蓋印章的公文落款按不加蓋印章的公文落款標準編排。
2.落款與正文空隔不當。常見的情況是：落款與正文空隔過大，少的空二三行，多的空五六行。應當留出多大空隔，應視文種而定。具體規(guī)定是：加蓋印章的公文，印章頂端應當距正文（或附件說明）一行之內。不加蓋印章的公文，無論是單一機關行文還是聯(lián)合行文發(fā)文機關署名，第一個發(fā)文機關署名都標注在正文（或附件說明）下空一行位置。
3.忘記加蓋印章。一般而言，除有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章外，公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章。但有的可能是因為負責發(fā)文的同志粗心大意或是發(fā)文時間緊急，匆忙出手，忘了用印；或是沿用過去的做法，署了發(fā)文機關名稱就不再加蓋印章。
舉例：加蓋印章的落款與不加蓋印章的落款編排上的不同
××××××××××。
××部
××××××××××。
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
×××××××××××部
××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
××部
（三）與附件有關的問題
經(jīng)常見到的錯誤是：
1.附件說明編排不當。如，附件說明編排在正文下一行或與正文之間空隔多行、附件說明編排在落款下空一行、附件說明頂格編排等。正確的編排要求是，在正文下空一行并左空二字，編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。
2.附件說明中，附件名稱沒有緊隨“附件：”之后書寫，而是另起一行。
3.附件名稱較長需回行時，沒有與上一行附件名稱的首字對齊，而是頂格編排或是與附件順序號對齊。
4.使用標點符號不當。有的未按照要求在附件順序號后面使用下腳點，而是使用頓號、逗號等；有的在附件名稱中使用書名號；有的在附件名稱后使用分號或句號。
5.附件在文中的位置不當。這種情況主要出現(xiàn)在有版記的公文中，錯將附件編排在版記之后，而一般情況下應該在版記之前另面編排。
6.附件標記不規(guī)范。按照規(guī)定，“附件”二字及附件順序號應該用三號黑體字，附件順序號用阿拉伯數(shù)字，不加標點符號，如“附件
舉例
錯誤：附件名稱沒有緊隨“附件：”之后、使用標點符號不當
附：
1、××××××××××××；
2、《××××××××》；
3、××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
正確：
附件：1.××××××××××××
2.××××××××
3.××××××××××××××××××××××××××××××××
錯誤：附注標在了落款之前
××××××××××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
（注：此件不作公開報道）
××××××××部
×年×月×日
正確：附注標在成文日期下一行，左空兩個字用圓括號括入。
××××××××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××××。
×××××××××部
×年×月×日
（注：此件不作公開報道）
（四）與字體字號有關的問題
1.沒有按照規(guī)范使用字體。一般情況下，公文標題用二號方正小標宋體字；正文用三號方正仿宋體字。正文中，第一層標題用方正黑體字、第二層標題用方正楷體字、第三層標題用方正仿宋體字；正文中除中央領導同志批示內容外，一般不使用方正黑體字。但實際工作中，有些同志不注意遵守這些規(guī)范，有的在第一層標題中用方正楷體字。有的隨意將第二層和第三層的標題加粗，或是將正文中一些重點內容任意使用方正黑體字標注。
2.在正文中甚至一個自然段中出現(xiàn)兩種字體混用，如方正仿宋和仿宋。這種情況多數(shù)是因一篇文稿的內容由不同的電子文本剪貼而來造成的。
舉例
錯誤：一個自然段中出現(xiàn)兩種字體（下劃線部分為仿宋體，無下劃線部分為方正仿宋體）
你反映的問題很重要、很有針對性，已引起我們高度重視。今后，我們將加大工作力度，落實既定措施，進一步改進工作。
正確：均為方正仿宋體
你反映的問題很重要、很有針對性，已引起我們高度重視。今后，我們將加大工作力度，落實既定措施，進一步改進工作。
（五）格式方面的其他問題
1.文字沒有對齊。按照規(guī)定，每個自然段的句首應左空兩個字，第一個字與上下行的第三個字對齊。但我們在核稿時經(jīng)常發(fā)現(xiàn)沒有對齊的情況，出現(xiàn)最多的是左空僅一個字或是一個半字。
2.附注編排位置不正確。公文中需要說明的其他事項，如公文的印發(fā)傳達范圍、使用時須注意的事項等，編排在成文日期下一行，左空二字用圓括號括入。而有的公文卻編排在附件的位置或抄送的位置上。
3.落款不規(guī)范。當正文之后的空白容不下發(fā)文機關署名、成文日期并加蓋印章時，可采取調整正文行距或字距的措施加以解決。如果采取措施仍無法解決，可以將發(fā)文機關署名、日期編排在下一空白頁上并加蓋印章，并在該空白頁第一行頂格標注“（此頁無正文）”。
二、標點符號用法不規(guī)范
標點符號是輔助文字記錄的符號，是書面語的有機組成部分，用來表示停頓、語氣及詞語的性質和作用。《標點符號用法（GB/T 15834—2011）》作了明確規(guī)定和詳細說明，便于人們正確掌握標點符號的用法，以準確表達文章、推動漢語書面語言的規(guī)范化。從核文情況看，在標點符號用法上主要有以下幾個問題：
（一）沒有分清點號之間的層級關系，“亂了輩分”。點號的作用在于點斷，主要表示說話時的停頓和語氣。點號又分句末點號和句內點號。句末點號用在句末，有句號、問號、嘆號3種，表示句末的停頓和句子的語氣。句內點號在句內，有逗號、頓號、分號、冒號4種。常用點號的層級關系從低到高應該是：頓號、逗號、分號、句號。從操作層面來解釋，就是要先用句內點號，再用句末點號；先頓號，再逗號，然后是分號，最后才是句號。而我們看到有些文稿中，在分號與分號之間的句子里常出現(xiàn)句號，這是明顯的錯誤，因為分號是句內點號，而句號是句末點號，不能混淆了它們之間的層級關系。
（二）沒有分清標號之間的不同功能，“戴錯帽子”。標號的作用是標明，主要標示某些成分（主要是詞語）的特定性質和作用。在公文中，標號使用錯誤最多的是書名號。按照規(guī)定，書名、篇名、報紙名（包括板塊、欄目名）、刊物名（包括欄目名），以及其他文化精神產(chǎn)品（如電影、戲劇、樂曲、舞蹈、攝影、繪畫、雕塑、工藝品、郵票、相聲、小品等）的題目可用書名號，非文化精神產(chǎn)品不能使用書名號，如：物質產(chǎn)品、商品、商標、課程、證件、單位、組織、獎項、活動、展覽、集會、稱號等。在實際工作中，許多同志對書名號的用法并不是很清楚，造成了書名號的濫用。如：“信息中心加大技術支持力度，建成《終結信訪事項數(shù)據(jù)庫》。”數(shù)據(jù)庫不具備文化精神產(chǎn)品的屬性，不能使用書名號，但為了強調，引起人們的注意，可以使用引號，即：“信息中心加大技術支持力度，建成‘終結信訪事項數(shù)據(jù)庫’。”
（三）不注意語意語境，“站錯位置”。主要是出現(xiàn)在句號的使用上。句號是用于陳述句末尾的停頓，但有些同志在一句話的內容未表述完時用了句號。如：“我們認真貫徹落實，嚴格按照《通知》要求，周密部署，扎實推進。并以此為契機，進一步規(guī)范相關工作。”這一段話中的“并”是一個關聯(lián)詞，說明一句話未完，因此，在“并”字前，不能使用句號，而應該使用逗號。再如：“為充分發(fā)揮職能作用，真正關心干部，尊重人才，努力使人盡其才、才盡其用，為各級干部才能的發(fā)揮提供廣闊的空間，創(chuàng)造必要的條件。根據(jù)《關于健全完善干部考核制度的意見（試行）》，就做好干部的日常管理，提高處級及以下干部平時考核質量，制定本實施辦法。”其文中的句號用法也是錯誤的，因為講到“創(chuàng)造必要條件”時，話未講完，還要往下說，所以應該用逗號。
（四）不該標注時標注，“畫蛇添足”。這種情況多發(fā)生在附件中或標題中。如：附件名稱使用書名號、分號或句號；在公文標題中使用標點符號，而按照規(guī)定公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號；在文中單列的第一層標題后加句號；對一些并非具有特殊含義的詞語標注引號等，都屬于此類情況。
（五）不按照規(guī)范標注文號中的括號，“蒙混過關”。按照規(guī)定，文號中的括號應該使用六角括號，如：“中發(fā)〔2007〕5號”。一些同志或不清楚有關規(guī)定，或是為了圖省事，在書寫文號時，常常使用圓括號或方括號，如：“中發(fā)[2007]5號”或“中發(fā)（2007）5號”，這些都是錯誤的。
三、數(shù)字用法不規(guī)范
公文中的數(shù)字包括兩種，一種是阿拉伯數(shù)字，一種是漢字數(shù)字。在公文中如何使用，視情況而定，大致可分為兩種情況：一種是“必須”的、“唯一”的選擇，如統(tǒng)計表中的數(shù)值必須使用阿拉伯數(shù)字，而定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有修辭色彩的詞語中作為語素的數(shù)字，必須使用漢字數(shù)字。如：八國聯(lián)軍、五四運動、二萬五千里長征、不管三七二十一、十七屆六中全會，等等。另一種是可以“變通”的選擇，如年月日、物理量、非物理量、代碼、代號中的數(shù)字等，目前體例大都統(tǒng)一規(guī)定，可以靈活掌握。但有兩個可遵循的基本原則：一是凡可以使用阿拉伯數(shù)字而且又很得體的地方，特別是當所表示的數(shù)目比較精確時，應使用阿拉伯數(shù)字；二是全篇體例應當一致。在公文中，數(shù)字使用不規(guī)范主要有以下幾種情況：
（一）時間的表述。原則上使用阿拉伯數(shù)字，且分為12小時計時制的表述和24小時計時制的表述，而有的同志則混用了，如：“上午8時40分”、“下午14時30分”。因為“上午幾時”或“下午幾時”是12小時制的表述方式，而24小時制的表述方式不用標明上午或下午，直接寫“8時40分”、“14時30分”。此外，也可用另一種便捷表達方式，如：“08：40”、“14：30”。
（二）分數(shù)和百分比的表述。對于規(guī)范格式公文，分數(shù)和百分比的表述應使用阿拉伯數(shù)字的表述方法，如：“1/3”、“50%”,而不能使用漢字數(shù)字的表述方法。但許多同志在擬稿時都使用了漢字數(shù)字的表述方法，如：“三分之一”、“百分之五十”。
（三）概數(shù)的表述。與分數(shù)和百分比正好相反，概數(shù)的表述應使用漢字數(shù)字，如：“二三米”、“一兩個小時”。但常常有同志使用阿拉伯數(shù)字，或在相鄰的兩個概數(shù)之間使用了頓號，如“2、3米”、“1、2個小時”或“二、三米”、“一、兩個小時”。
（四）全文體例不一致。按照規(guī)定，如果遇到?jīng)]有嚴格規(guī)定的數(shù)字用法，應遵循一個原則，就是要照顧到上下文，保持全文體例一致。但有的文稿卻沒有體現(xiàn)這個原則，如：“我局現(xiàn)有十二個司室，47個處。”又如：同一個文號的文件，在前一個自然段中表述為“5號文件”，后一個自然段卻表述為“五號文件”。